Срок хранения бухгалтерских документов | Личные финансы

Срок хранения бухгалтерских документов

пятница, 21 ноября 2014

Деятельность любой организации, не зависимо от формы собственности, всегда связана с документацией — это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, а так же бумаги, на основании которых проводиться налоговый и бухгалтерский (в т.ч. кадровый) учет. Последние служат подтверждением доходов и расходов организации, а это означает, что субъект предпринимательской деятельности обязан их хранить согласно требованиям законодательства РФ. Далее мы расскажем о том, какой срок хранения бухгалтерских документов и кто должен организовывать этот процесс.

 

Что такое документооборот?

 

Все бумаги, на которых основывается бухгалтерский учет, должны предоставляться вовремя. В экстренной ситуации от вас их может потребовать представитель налоговой службы или адвокаты днепропетровск. Соблюдение сроков позволяет воспользоваться информацией, которая в них содержится. Это необходимо для принятия решений, которые должны быть максимально эффективными для организации. Порядок движения документов (документооборот) устанавливается специальным графиком.

Документооборот включает в себя время от создания первичных документов до момента сдачи их в архив. Главный бухгалтер разрабатывает график документооборота компании, который является одним из элементов учетной политики, и поэтому должен утверждаться приказом (распоряжением) руководителя. Такой график нужен для того, чтобы правильно организовать и спланировать учетный процесс. В него обычно включен:

 

  • перечень исполнителей;
  • сроки поступления документов в бухгалтерию от ответственных работников разных подразделений;
  • сроки обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата;
  • завершение всех работ за отчетный период (в т.ч. составления баланса и отчетности).


После того, как годовой отчет уже сдан, вся документация, которая относится к отчетному периоду должна быть подготовлена соответствующим образом и сдана в архив. Она сразу не уничтожаются, потому что может возникнуть необходимость еще раз обратиться к информации, которую она в себе хранит. Для систематизации папок на предприятии утверждается номенклатура дел, что в будущем упрощает поиск необходимых бумаг в архиве.

 

Утвержденные термины по хранению

 

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов устанавливается на законодательном уровне. На уровне предприятия его можно продлить, но не уменьшить, в зависимости от потребностей и желания собственников. Согласно требованиям Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-Ф3 «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 определены крайние термины сохранности каждого из видов документации.

 

 

Таблица 1
Сроки хранения бухгалтерских документов

Наименование Срок хранения Примечание

Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

  • сводная (консолидированная) отчетность;
  • годовая;
  • квартальная.
  • Постоянно
  • Постоянно
  • 5 лет
  • В организациях, которые не являются источником комплектования государственных и муниципальных органов — не менее 10 лет.
  • -
  • При отсутствии годовой — постоянно.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО. Постоянно -
Передаточные акты, разделительные, ликви-дационные балансы, в т.ч. пояснительные записки к ним. Постоянно -
Документация учетной политики, такие как: рабочий план, формы первичных учетных документов и т.д. 5 лет -
Регистры бухгалтерского учета, первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксированы факты совершения хозяй-ственной операции. Другая документация, которая стала основанием для бухгалтер-ских записей. Это кассовые книги, квитанции, накладные, платежные поручения и т.д. 5 лет При условии проведения ревизии.
Счет-фактуры. 4 года -
Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах. Постоянно -
Документация, в которой отражены начис-ленные и перечисленные суммы налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды в т.ч. задолженности по ним, а так же налоговые декларации. 5 лет -
Реестры сведений о доходах физических лиц, в т.ч. ведомости на выдачу дивидендов акционерам. 75 лет -
Книги учета доходов и расходов организа-ций и индивидуальных предпринимателей. Постоянно -

 

Ответственность за хранение

 

В первую очередь, ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов организации возложена на руководителя. Но так же и главный бухгалтер несет ответственность за хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

За нарушение порядка и сроков хранения, а так же за уничтожения документов до истечения термина хранения должностные лица будут привлечены к административной ответственности. Так же на них будет наложен штраф, который обязательно подлежит к оплате. Если нарушены правила по хранению документации, то виновные лица привлекаются не только к административной ответственности, но и к налоговой.

В случае нестандартных ситуаций, которые привели к потере документации, необходимо подтвердить факт форс-мажора. Например:

 

  • если произошел пожар, то нужно взять справку с органов пожарного надзора;
  • в случае совершения неправомерных действий (кража, грабеж) — подтверждение с правоохранительных органов;
  • в результате стихийных бедствий — справка с соответствующих органов.


У каждого бухгалтерского документа есть свой минимальный срок хранения. Для того, чтобы упростить и систематизировать документооборот — необходимо составить график, утвердить номенклатуру дел и назначить ответственных лиц, которые будут следить за выполнением требований. При выявлении нарушений контролирующими органами, будет наложен штраф и виновные понесут административную ответственность.